InmovaEsthetic Agency Diagnóstico de Negocio
Confidencial

Bienvenida a tu diagnóstico

Este formulario nos permite entender cómo funciona tu clínica hoy de verdad: cómo consigues clientes, cómo trabajáis el día a día y dónde se está escapando dinero o tiempo. No hay respuestas correctas ni incorrectas. Cuanto más sincera y detallada sea tu respuesta, mejor podremos diseñar un sistema adaptado a ti.

Encontrarás dos tipos de preguntas:

PROCESO Cuéntanos cómo lo hacéis: quién hace cada cosa, con qué herramienta y cuándo. Respóndelas con tus palabras.
📊 DATO Un número que conviene sacar de tu sistema/agenda con calma, no de memoria. Si no lo tienes exacto, da tu mejor estimación.

Toda la información es estrictamente confidencial y solo será utilizada por el equipo de InmovaEsthetic para preparar tu informe personalizado.

⏱ Tiempo estimado: 30–45 minutos
1
Información general
Datos básicos del negocio y la persona de contacto
2
Capacidad y recursos
Servicios, cabinas y aparatología — cuánto podéis dar como máximo
1
¿Qué servicios o tratamientos ofrece la clínica? Lista todos los activos con la duración aproximada de cada uno.
2
¿Cuántas cabinas o boxes de tratamiento tenéis disponibles? Describe brevemente el uso principal de cada una.
3
¿Cuál es vuestro horario de apertura? ¿Tenéis cierres puntuales o festivos propios que no estén en el calendario oficial?
4
¿Qué aparatología tenéis en la clínica? Nombra los equipos principales que usáis.
5
¿A qué porcentaje de ocupación estimáis que estáis trabajando actualmente? (100% = todas las cabinas llenas durante todo el horario disponible)
6
📊 DATO
¿Cuál es vuestro precio medio por sesión o tratamiento? ¿Y cuál es el servicio más vendido y el de mayor margen?
3
Objetivos del negocio
Qué quieres conseguir y qué te lo está impidiendo
4
Finanzas y números del negocio
Los números reales — sácalos de tu sistema y de tu gestor, no de memoria
1
📊 DATO
Facturación de los últimos 12 meses. Total y, si tu sistema lo permite, desglosada por familia de tratamiento.
2
📊 DATO
Nº total de citas o tratamientos realizados en los últimos 12 meses.
3
📊 DATO
Tus 5 tratamientos que más facturan: para cada uno, precio de venta, coste de producto/material por sesión y duración real.
4
📊 DATO
Gastos fijos al mes, desglosados: alquiler o hipoteca del local, nóminas + Seguridad Social, cuota de autónomo, software, seguros, marketing/agencia, suministros (luz/agua) y otros.
5
📊 DATO
Aparatología financiada o en renting: para cada equipo, cuota mensual y nº de sesiones al mes que necesitáis para que salga rentable. Si está pagada, indícalo.
6
📊 DATO
Stock de producto: valor aproximado de producto parado ahora mismo y cada cuánto se os caduca algo sin llegar a usarlo.
7
📊 DATO
Bonos o packs prepagados: ¿qué parte de la caja de un mes típico es dinero ya cobrado de sesiones que aún no se han dado? (es un pasivo pendiente, no beneficio).
8
¿Ofrecéis financiación al paciente y/o pagáis comisión o variable a alguien por venta? ¿Con qué coste para vosotros?
9
¿Hay meses en los que notáis apuros de caja (pagáis antes de cobrar)? ¿Cuándo y por qué?
5
Marketing
Cómo atraéis clientes nuevos y dónde se enfrían
1
¿De dónde viene la mayoría de clientes nuevos? (redes sociales, boca a boca, publicidad, Google, otro)
2
¿Tenéis redes sociales activas? ¿Cuáles? ¿Quién las gestiona y con qué frecuencia publicáis?
3
¿Hacéis publicidad de pago (Meta Ads, Google Ads)? Si sí, ¿con qué resultados aproximados?
4
¿Habéis probado alguna estrategia de captación que no haya funcionado? ¿Cuál y por qué creéis que no funcionó?
5
¿Tenéis algún sistema para hacer seguimiento a personas que muestran interés pero no reservan cita?
6
¿Tenéis alguna oferta de entrada, descuento de bienvenida o lead magnet para captar nuevos clientes?
7
¿Pedís reseñas o valoraciones a vuestros clientes? ¿Cómo?
8
Si pudierais mejorar una sola cosa de cómo conseguís clientes nuevos, ¿qué sería?
Canal web y mensajería · dónde más se enfría un lead
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Cuando os escriben por la web, el formulario o el email, ¿cuánto tardáis en responder y quién responde?
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¿Cómo gestionáis los mensajes que llegan por Instagram o WhatsApp de clientes nuevos? ¿Quién responde y en cuánto tiempo?
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¿Cómo hacéis el seguimiento a alguien que escribe por la web y no reserva en el momento?
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El boca a boca, ¿por qué canal entra normalmente (llamada, WhatsApp, presencial)? ¿Quién lo atiende?
📊 Datos a sacar de tu sistema
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📊 DATO
¿Cuántos clientes nuevos llegan al mes? Desglosado por canal (boca a boca / redes / web / publicidad), no solo el total.
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📊 DATO
¿Cuántos mensajes o formularios web os llegan al mes, y qué % acaba en cita reservada?
6
Ventas
El proceso desde el primer contacto hasta el cierre
1
¿Qué pasa exactamente cuando un cliente nuevo os contacta por primera vez? ¿Quién atiende y qué le decís?
2
¿Tenéis un guión o protocolo para la primera conversación con un cliente interesado? ¿Escrito o de memoria?
3
¿Cuánto tiempo pasa normalmente entre el primer contacto y la primera cita reservada?
4
¿Quién hace las ventas en la clínica? ¿Solo el/la médico/a, también recepción?
5
¿Qué tratamientos requieren una valoración médica previa del/la doctor/a y cuáles puede agendar recepción/auxiliar directamente sin valoración? ¿Cómo se vende y se agenda cada tipo?
No demos por hecho que "todo pasa por valoración": los tratamientos no-médicos suelen ir directos a box y son una rama distinta.
6
Describe el proceso de la consulta/valoración inicial paso a paso: ¿es gratuita o de pago?, ¿qué hace el/la profesional?, ¿cuánto dura?, ¿qué se lleva el cliente (presupuesto por escrito)?
7
¿Qué objeciones recibís con más frecuencia cuando el cliente no se decide? (precio, tiempo, miedo, otro)
8
Cuando la objeción es el precio, ¿qué hacéis exactamente? ¿Ofrecéis financiación o pago fraccionado?
9
¿Tenéis precios fijos o hacéis presupuestos personalizados? ¿Cómo los comunicáis y entregáis?
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¿Qué pasa si un cliente dice "me lo pienso"? ¿Hay un proceso de seguimiento definido o queda en el aire? ¿Cuántas veces y cómo contactáis?
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¿Cuánto tiempo pasa desde que el cliente decide tratarse (dice "sí") hasta la cita real del tratamiento?
Cuello de enfriamiento: cuanto más tarda, más clientes se caen o se arrepienten.
📊 Datos a sacar de tu sistema
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📊 DATO
De las personas que contactan, ¿qué % acaba reservando y viniendo a la clínica?
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📊 DATO
De los que hacen la valoración/consulta inicial, ¿qué % acaba haciéndose el tratamiento? (conversión real, exportada del sistema, no de memoria)
7
Administración
Citas, recordatorios, cobro, facturación, documentación y equipo
1
¿Qué herramientas o software usáis para gestionar la clínica hoy? (agenda, facturación, CRM, historial clínico)
2
¿Cómo se reserva y se agenda una cita? ¿Tenéis reserva online o solo por teléfono/WhatsApp? ¿Quién la mete en la agenda y cómo?
3
Si habéis intentado automatizar algo con vuestro sistema (agenda online, recordatorios) y no funcionó, ¿qué pasó exactamente y por qué creéis que falló?
Recordatorios, no-shows y huecos · pura pérdida de horas muertas
4
El recordatorio de cita, ¿cuál es el ritual exacto? ¿Quién lo manda, a qué hora, cómo revisa cada día quién tiene cita mañana? ¿Manual o automático?
5
Cuando un paciente no responde/confirma el recordatorio, ¿qué hacéis? ¿Hay protocolo?
6
Cuando un paciente no asiste (no-show), ¿qué protocolo tenéis? ¿Cómo reagendáis esa cita?
7
Si una hora se queda vacía (no-show o cancelación de última hora), ¿qué hacéis? ¿Intentáis llenarla? ¿Cómo?
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¿Cuánto tiempo dais por cita aparte del tiempo de tratamiento? (margen/buffer entre citas → afecta a la capacidad real de la agenda)
Cobro y facturación
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¿Cómo cobráis exactamente? (datáfono / efectivo / transferencia / bizum) ¿Quién cobra?
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Si cobráis con tarjeta, ¿el datáfono está INTEGRADO con vuestro sistema (el pago se registra solo en la ficha) o es un datáfono del banco INDEPENDIENTE y tenéis que anotar el pago a mano?
Si es independiente = otro doble apunte manual, misma fricción que historias y bonos.
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¿Cómo se genera la factura: la rellenáis a mano cada vez o sale automática al cobrar? ¿Quién la hace?
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¿Se cobra siempre en el momento de la cita, o a veces queda aplazado/pendiente? Si queda pendiente, ¿cómo controláis quién debe y cuánto?
Bonos y packs
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¿Qué tratamientos van por sesiones/bono? ¿Se cobra el total en la 1ª sesión o por sesión? ¿Cómo controláis las sesiones consumidas (en el sistema o a mano en papel/tarjeta)? Si no se cobra todo en la 1ª, ¿cómo lo anotáis?
Documentación y equipo
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¿Tenéis consentimientos informados digitales o en papel?
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¿Tenéis protocolos documentados para los procesos más habituales? ¿Escritos o en la cabeza de alguien? Si tuvierais que enseñar a alguien nuevo mañana, ¿podríais hacerlo solo con documentos existentes?
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¿Qué pasa cuando hay un problema con un cliente (queja, mala experiencia)? ¿Tenéis protocolo?
📊 Datos a sacar de tu sistema
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📊 DATO
¿Cuánto tiempo a la semana dedica el equipo a tareas puramente administrativas (no clínicas)?
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📊 DATO
¿Cuántos no-shows (faltas sin avisar) tenéis al mes?
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📊 DATO
¿Cuántas historias/fichas quedan pendientes de digitalizar o pasar al sistema? (cuantificar el atraso)
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Delivery — Experiencia del cliente
Desde que llega hasta que termina su relación con la clínica, y por qué vuelve (o no)
1
Describe paso a paso qué pasa desde que un cliente llega a su cita hasta que sale de la clínica ese día.
2
¿Quién recibe al cliente cuando llega? ¿Hay un protocolo de bienvenida?
3
¿Cómo se registran los datos del cliente y su historial de tratamientos? ¿En papel, en software, en ambos? ¿Cuándo se vuelca (en el momento o después)?
4
¿Qué pasa después del tratamiento? ¿Le dais instrucciones? ¿Se las mandáis escritas? ¿Para todos los tratamientos o solo algunos?
5
¿Hacéis seguimiento post-tratamiento? ¿Cuándo contactáis al cliente después de la sesión y cómo? ¿Para qué tratamientos sí y para cuáles no?
6
Tras un tratamiento que da la auxiliar/recepción (peeling, masaje, drenaje…), ¿hacéis algún seguimiento, recordáis la siguiente sesión, o no se hace nada?
Suele ser la fuga de recompra que nadie cubre.
7
¿Cómo fidelizáis a los clientes para que vuelvan? ¿Tenéis algún programa de fidelización o es informal?
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¿Pedís referidos a clientes contentos? ¿Con qué sistema?
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¿Qué tratamientos tienen recompra natural (el cliente vuelve solo) y cuáles se quedan en una sola sesión?
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¿Pedís feedback a los clientes sobre su experiencia? ¿Cómo y cuándo?
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Si un cliente no vuelve después de 3 meses, ¿hacéis algo para recuperarlo? ¿Cómo os enteráis de que ha dejado de venir?
📊 Datos a sacar de tu sistema
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📊 DATO
¿Qué % de clientes vuelve después de su primera visita?
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📊 DATO
¿Cuántas sesiones de media hace un cliente, y cuánto tiempo pasa entre visitas, antes de dejar de venir? (valor de vida del cliente)
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📊 DATO
¿Cuántos clientes inactivos (sin venir +3 meses) tenéis en la base?
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Software de gestión / CRM
Cómo trabajáis con vuestro sistema (o cómo lo hacéis si no usáis ninguno)
1
¿Usáis algún software de gestión o CRM? ¿Cuál? Si NO usáis ninguno, cuéntanos cómo gestionáis la agenda y los datos de clientes (papel, Excel, agenda física, WhatsApp…).
2
¿Cuánto tiempo lleváis usándolo y qué plan tenéis contratado? ¿Quién del equipo lo usa activamente?
Importa: la integración por API suele estar solo en los planes superiores — saberlo define si la automatización es posible sin subir de plan.
3
¿Usáis pipelines/funnels o etapas para seguir a los clientes (interesado → cita → cliente activo)? ¿Cómo los tenéis organizados?
4
¿Tenéis automatizaciones activas (recordatorios, confirmaciones, mensajes automáticos)? ¿Cuáles? ¿Funcionan bien?
5
¿Qué información guardáis de cada cliente? (contacto, tratamientos, notas, documentos, fotos)
6
¿Usáis el sistema para enviar comunicaciones a clientes (WhatsApp, email, SMS)? ¿Cuáles y con qué frecuencia?
7
¿Qué partes del sistema no usáis o no entendéis bien cómo funcionan?
8
¿Qué es lo que MÁS os frustra del sistema actual?
9
¿Hay algo que os gustaría hacer con los clientes que el sistema no os permite o hace difícil?
10
¿Tenéis controlado el RGPD / protección de datos de los pacientes? ¿Recogéis consentimiento digital o todo va en papel?
Los datos de salud en papel sin consentimiento digital son un riesgo legal grave.

Al enviar el formulario, tus respuestas se guardan de forma segura y el equipo de InmovaEsthetic recibirá una notificación para revisar tu diagnóstico. Si alguna respuesta abre una pregunta nueva, te escribiremos para afinarla — así el sistema que diseñemos encaja al milímetro con tu clínica.

Diagnóstico enviado

El equipo de InmovaEsthetic revisará tus respuestas y se pondrá en contacto contigo para afinar lo que haga falta y presentarte el informe.

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